De vakantieperiode nadert weer; de ‘BV Nederland’ zet enkele weken haar lopende band op halve toeren. En zoals Johan Cruijff het had kunnen zeggen “elk nadeel heeft ook zijn voordeel”. Hij refereerde dan waarschijnlijk aan het feit dat veel automatische antwoorden op e-mailverkeer niet zijn zoals ‘ut heurt’. Ze zijn verre van klantgerichtheid, incompleet of staan vol stijlfouten. Het bijbehorende voordeel is dat tijdens deze vakantieperiode degene die deze ‘Out of Office’ ontvangt waarschijnlijk zelf ook weer op vakantie is en er dus maar kort last van heeft.
Maar hoe voorkom je eigenlijk dit ‘nadeel’ en waar moet je op letten bij het opstellen van een ‘Out of Office’? Hierbij enkele tips voor een fijne vakantie.
Een goede ‘Out of Office’ tekst bevat de volgende onderdelen:
-
- Begin altijd met een aanhef.
- Bedank je lezer voor zijn bericht.
- Vertel tot wanneer je afwezig bent. Wees concreet.
- Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
- Geef aan hoe en wanneer deze collega bereikt kan worden.
- Zorg ervoor dat er geen slordigheidsfouten in je tekst staan.
- Sluit af met een groet en je naam.
Tone of voice:
De manier waarop iets verwoord wordt is ook zeer bepalend. Houd je bericht zakelijk en verplaats je in de klant.
Start tijdig:
Het geheim van een relaxte vakantie zit in de voorbereiding. Het is een goed idee om bijvoorbeeld één of twee dagen van tevoren je out-of-office-reply al aan te zetten. Hiermee kun je voorkomen dat je op het laatste moment nog spoedklusjes moet afhandelen.
Foutloos
Uiteraard horen in een bericht geen typ-, spelfouten thuis. Zorg ervoor dat de zinnen grammaticaal gezien goed opgebouwd zijn. Raffel het bericht vooral niet af.
Rest ons nog om jullie een hele fijne vakantie te wensen, of als jullie niet op vakantie gaan: werk ze en geniet ondertussen van alle afwezigheidsberichten.